Logiciels dédiés : gagnez du temps ET de l’argent

Avoir un projet de développement d’un logiciel sur-mesure pour votre entreprise est stratégiquement opportun pour une société, même modeste. En effet, une étude [1] réalisée auprès de 2500 chefs d’entreprises de toutes tailles montre qu’avoir un logiciel personnalisé fait gagner du temps et de l’argent, en termes de communication interne notamment. Si on rajoute l’inadéquation des logiciels « grands publics » avec vos besoins, l’addition en fin d’année est salée.

Voici pourquoi…

La communication interne : un vrai gouffre financier

Combien de fois décrochez-vous le téléphone dans la journée pour répéter ou rappeler une consigne à un de vos collaborateurs ? Combien de fois êtes-vous dérangé « pour rien » alors que vous êtes en plein travail ? Combien de fois avez-vous l’impression que votre présence « en personne » est indispensable pour qu’un message passe ? Combien de temps passez-vous à récupérer des « erreurs » provenant de défauts de communication ?

Imaginez tout ce temps perdu multiplié par le nombre de vos employés ou collaborateurs qui eux aussi ont ce sentiment…

L’étude citée démontre que les défauts de communication interne prennent environ 13 % du temps de travail. C’est donc, en résumant, presque un quart de votre chiffre d’affaires que vous perdez sur un an.

Sur les causes de ce défaut de communication interne, on poinet le management, pour les employés, et la résistance au changement des employés… pour les managers.

Peu de personnes ayant répondu à l’enquête mettent en avant le problème des technologies de l’entreprise, environ 15 %. Et pourtant, une communication interne optimisée apporte : 

  • un meilleur suivi des dossiers et des actions à mener,
  • une valorisation accrue des compétences et de la collaboration, 
  • une autre approche des changements, 
  • une baisse du turn-over des employés 
  • une vision globale des stratégies de la hiérarchie, 
  • un sentiment d’appartenance à la culture de l’entreprise : en étant associé à la vie de l’entreprise, chaque employé se sent intégré, en confiance. Si vous cloisonnez trop les services, que vous êtes opaque quant aux décisions de la hiérarchie, que vous pratiquez la rétention d’informations, vous alimentez les sentiments d’exclusion.

À l’heure des réseaux sociaux omniprésents sur le web, il est peut-être temps que les chefs d’entreprises prennent conscience de l’apport d’une communication interne de qualité sur leur chiffre d’affaires. 

Un RSE ou réseau social d’entreprise personnalisé représente une avancée pour : 

  •  mettre en place un chat entre plusieurs services pour des échanges plus efficaces, par exemple le marketing et le stock pour savoir en temps réel combien de biens il reste à vendre. 
  • un fil d’actualité pour partager bonnes ET mauvaises nouvelles : si vous jouez la carte de la communication, il faut aussi parler de ce qui fâche, justement pour plus de transparence et éviter les « on-dit ». 
  • la gestion électronique des documents : plus rapide et plus efficace.

Si vous pouvez en plus coupler votre plateforme de communication avec un suivi des procédures, des tâches et des projets, vous verrez tout de suite les changements, y compris sur votre chiffre d’affaires.

L’inefficacité des procédures figées

Penchons-nous maintenant sur cet autre souci qui sclérose souvent les entreprises : un défaut de productivité dû à des outils non spécifiques.

On imagine mal un maçon monter un mur avec une truelle de 1 cm… Ou de 3 mètres. Le mur serait peut-être « normal » en fin de compte mais le temps passé pour le monter exorbitant.

C’est un peu ce qu’il se passe tous les jours dans les PME : il existe des tâches (administratives ou non) répétitives qui pourraient être soit évitées soit optimisées. Or souvent, l’entreprise ne dispose que de logiciels trouvés sur le marché. Souvent, ces logiciels sont conçus pour s’adapter au plus grand nombre, donc avec des fonctionnalités qui ne répondent pas à vos besoins spécifiques ou dont vous n’aurez jamais besoin. Il se peut, à l’inverse, que des fonctionnalités spécifiques existent mais alourdissent le prix du logiciel ou l’abonnement pour s’en servir.

Vous avez besoin de traiter, calculer, intégrer, afficher, retrouver, finaliser des choses bien spécifiques à votre mode de fonctionnement, à vos produits, à votre modèle d’entreprise.

Pensez un instant à toutes les tâches répétitives et inadaptées que vous pouvez éviter, les données perdues en chemin, etc. Multipliez par le nombre d’employés et de jours de travail et vous allez comprendre en un rien de temps ce que le développement d’un logiciel sur-mesure peut vous apporter. Sans oublier la démotivation induite par des tâches rébarbatives et chronophages. Ce n’est pas à l’entreprise de s’adapter au logiciel mais bien l’inverse.

Outre le temps perdu dans des manipulations non adaptées, l’apport d’un logiciel personnalisé dans la planification et le suivi des projets et des tâches permet aussi de gagner en productivité.

Enfin, un logiciel personnalisé accompagnera efficacement l’évolution de votre activité.

Pour conclure, soulignons que le manque de communication interne fait perdre à l’entreprise entre 6000 et 9600 euros par an et par collaborateur. La perte de chiffre d’affaires induite par l’utilisation de logiciels non adaptés n’est pas facile à calculer. Le gain d’une application sur-mesure non plus, cependant voici quelques données pour illustrer le propos : 

  • augmentation de productivité des commerciaux de plus de 25 % (Nucleus research), 
  • 24 % d’objectifs atteints en plus que les prévisions annuelles (Aberdeen group), 
  • réduction de presque 25 % des coûts budgétaires (Cloudswave), etc.

Enfin, vu l’engouement autour des logiciels sur mesure et la concurrence entre les entreprises de développement, les coûts des progiciels ont diminué, profitez-en.

[1] https://www.mitel.com/fr-fr/en-savoir-plus/centre-de-ressources/rapport-productivite-au-travail-2019